公司邮件写作格式详解：

关于话题

应概述主题。 添加电子邮件的主题是电子邮件和信笺之间的主要区别。 在主题栏中用几个简短的词概括整封邮件的内容，以便收件人权衡邮件的优先级，单独处理。

1.标题不要留白，这是最失礼的。

2、标题宜短，不可过长。 不要让 Outlook 使用 ~~~ 来显示你的标题。

3、最好写___公司的邮件，这样对方一目了然，方便保存。 时间不需要指定，因为一般邮箱会自动生成，写起来比较麻烦。

4、标题要真实反映文章的内容和重要性。 不要使用不明确的标题，如“王先生收到”。 也不要使用随机主题行，例如“嘿！” 或“把它拿走！”。

5、一封信尽量只针对一个话题，不要在一封信中谈及多件事，以利于以后的组织。

6、适当使用大写字母或特殊字符（如“_、!”等）来突出标题，引起收件人的注意，但要适度，尤其不要只用“急”之类的字眼。

7、回复对方邮件时，要根据回复的内容更改标题，不要使用一长串的RE RE。

8.最重要的一点是主题不能有错别字和违规行为。 不要只检查文本而忘记在发送前检查主题。 主题是你给别人的第一印象，所以要小心。

关于称呼和问候

1. 恰当称呼收件人并使用秤

在邮件开头称呼收件人。 这不仅是礼貌的，而且清楚地提醒收件人这封邮件是给他的，并要求他做出必要的回应； 在多个收件人的情况下，您可以调用每个人，ALL。

如果对方有职位，你应该根据职位尊重对方商务英语邮件开头，比如“_Manager”； 如果不知道职位，就用惯用的“Mr._”和“Miss”，但要先弄清楚性别。

不熟的人不要直接叫英文名，也不宜对比自己高的人叫英文名。 直呼全名很不礼貌，别用“亲爱的___”来形容大家，看起来很眼熟。

关于格式，标题写在第一行。

2. 邮件开头和结尾最好有问候语

最简单的方法就是在开头写“HI”，中文写“你好”或“你好”。

最后写 Best Regards 很常见，用中文写“Wish you success”也可以。 如果长辈要用“敬礼”。 注意，在非常正式的场合，要完全使用信件的标准格式。 “Wish”和“Sincerely”写在上一行结束或新行开始后的两个空格中公司邮件简单书写格式，而“Success”和“Salute”写在新行的顶部空格中。

俗话说“人多不怪客气”，客气一点总是好的，即使邮件有问题，对方也能坦然对待

文本

1、邮件正文要简洁明了

如果对方不认识你商务英语邮件开头，首先要说明你的身份。 必须报姓名或所代表的公司名称，以示对对方的尊重。 点名的身份要简明扼要，最好与本邮件和对方相关，主要作用是让收件人顺利理解邮件的目的。 别傻了，这就是生意。 如果别人不知道你是谁，你必须读到最后。 但也不宜过多，一些与正文无关的信息，如联系方式等，应在签名文件中注明。

邮件内容应简明扼要； 如果具体内容很多，正文只做概要，然后单独写一个文件作为附件进行详细说明。

课文行文要流畅，使用简单的词汇和短句，表达准确、清晰，避免晦涩难懂的句子。 最好不要让人拉动滚动条来阅读你的邮件，也不要学别人的。

2.注意邮件的语气

根据收件人与自己的熟人程度和等级关系； 不管邮件是内部的还是外部的，选择合适的语气进行讨论，以免引起对方的不适。

互相尊重，请，谢谢等句子应该经常出现。

电子邮件很容易转发给他人，所以评论别人的意见一定要谨慎客观。 “邮件门”是一个深刻的教训。

3. 邮件正文为了清晰起见，大多使用1234等列表。

如果事情复杂，最好在1、2、3、4的几段中做出清晰明确的解释。每段要短，不要太长，没有人有时间仔细阅读你冗长而完整的演讲.

4. 一封电子邮件中的完整信息

最好在一封电子邮件中清楚准确地陈述所有相关信息。 不要在两分钟后发送“附加”或“更正”电子邮件，这会令人反感。

5.尽量避免拼写错误和错别字，使用拼写检查

这是对他人的尊重，也是对自己态度的反映。 如果是英文邮件，最好开启拼写检查功能。 如果是中文邮件，注意拼音输入法给你带来的弱智同音词。

发送邮件前，请务必自行仔细阅读，检查文字是否流畅，是否有拼写错误。

6、合理提示重要信息

不要动不动就用大写、粗斜体、彩色字体、加大字号等方式来提示一些信息。 合理的提示是必要的，但是过多的提示会让人注意力不集中，影响阅读。

七、合理运用图片、表格等形式辅助说明

对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，很难用文字形式描述清楚。 如果你用图表来解释它，接收者一定会称赞你的周到。

8. 任何时候都不要使用像:)这样的笑脸字符，在商业信函中看起来很轻浮。 商务电子邮件不是您的情书，因此 :) 最好谨慎使用。 仅在您确实需要强调某种轻松氛围的特定场合使用。

附录

1.如果邮件有附件，应提示收件人查看正文中的附件

2. 附件文件应取一个有意义的名字。 最好总结一下附件的内容商务英语邮件开头，方便收件人下载后管理

3、正文要对附件的内容作简要说明，尤其是有多个附件时

4.附件个数不超过4个，附件较多时打包压缩成一个文件

5.如附件为特殊格式文件，请在文中注明打开方式，以免影响使用

6.如果附件过大（不超过2MB），应分成几个小文件分别发送

语言选择和汉字编码

1. 只在必要时使用英文邮件

英文邮件只是交流的工具，不是用来炫耀和锻炼英语水平的。 如果收件人中有外国人，则应使用英文邮件； 如果收件人是来自其他国家和地区的中国人，你也应该用英语交流。 由于中文编码问题，您的中文邮件可能会出现乱码。

2、尊重对方的习惯，不要主动发起英文邮件

如果对方和你的邮件往来是中文的，请不要聪明到给他发英文邮件； 如果对方给你发英文邮件，不要用中文回复。

3. 对于一些信息丰富或者重要的邮件，建议使用中文。 你很难确定你的英语表达水平或收件人中某人的英语理解水平有问题，这将影响邮件中涉及问题的解决。

4.选择易于阅读的字体大小和字体

中文老老实实用宋体或新宋体，英文用Verdana或Arial字体，字号用5号或10号。

以下是经过研究验证的在线阅读字体大小和字体。

不要使用花哨的字体或斜体，最好不要使用背景文具，尤其是对于商业邮件。

字号不要设置太大，突出内容，拉动滚动条会很麻烦； 不要太小，它会打扰你并伤害你的眼睛。结束签名

每封邮件最后都要签名，这样对方才能清楚的知道发件人的信息。 虽然您的朋友可能会从发件人那里认出您，但不要将其设计为适合您的朋友。

1.签名信息不宜过多

电子邮件末尾需要签名。 签名文件可以包括姓名、职务、单位、电话、传真、地址等信息商务英语邮件开头，但信息行数不宜过多，一般不超过4行。 你只需要放上一些必要的信息，如果对方需要更详细的信息，自然会联系你。

可以在签名中引用一个短语，例如您的座右铭或公司标语。 但要分清收礼人和​​场合，切记要得体。

2.不要只使用一个签名文件

对于与熟悉客户的内部、私人和电子邮件交流，应简化签名文件。 对于正式的签名文件，会显得与对方疏远。 outlook中可以设置多个签名文件，灵活调用。

3、签名文件的文字要与正文正文一致，可以是简体、繁体或英文，避免出现乱码。 字体大小一般应选择小于正文字体。

公司邮件写作格式范文1：

尊敬的（王经理）：

我是某大学张某，（个人介绍），详细简历已作为附件发送到您的邮箱，请查收，期待您的回复，谢谢您的辛勤付出。